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Table des matières

Créer le budget

Avant que vous ne procédiez à la création du budget dans Loan Performer, prenez note de ce qui suit:

1. Assurez - vous que vous avez déjà défini le début de l'exercice comptable dans le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes de la comptabilité. 

2. Définissez les comptes GL des recettes et des dépenses dans le Plan comptable.

3. Définissez les catégories budgétaires.

4. Définissez les articles de budget.

5. Liez chaque article de budget au compte GL correspondant dans le plan comptable.

1. Définir le début de l'exercice comptable

Pour cela, rendez - vous sur le menu Système\Configuration\Comptabilité\Paramètres des comptes, l'écran suivant s'affiche:

Pour créer le budget, rendez - vous sur le menu Comptabilité\Budgétisation\Créer le budget, l'écran suivant s'affiche:

2. Définir les comptes GL des recettes et des dépenses

Pour cela, cliquez sur Comptes, l'écran suivant du plan comptable s'affiche:

5. Lier chaque article de budget au compte GL correspondant dans le plan comptable

Pour cela, cliquez sur Comptes, l'écran suivant du plan comptable s'affiche. Créez le compte GL "540011 - Salaires du personnel de soutien" (Voir l'image ci - dessous).

À partir du menu déroulant Article de budget, sélectionnez l'article de budget auquel vous souhaitez lier le compte GL créé p.ex. "Salaires du personnel de soutien" (Voir l'image au - dessus).

Remarquez que les articles de budget devraient déjà avoir été créés afin que vous puissiez les sélectionner à partir du menu déroulant à ce niveau là (Voir l'image au - dessus).

Une fois que vous avez créé et lié les articles de budget aux comptes GL, vous pouvez alors procéder à l'attribution de montants budgétisés aux articles de budget dans la section à droite.

Comment créer le budget?

Pour cela, rendez - vous sur le menu Comptabilité\Budgétisation\Créer le budget, l'écran suivant s'affiche:

Remarquez que les champs de la fenêtre au - dessus seront vides si aucun article de budget n'a été créé.

• Choisir un budget: Cliquez sur un article de budget afin d'y attribuer le montant prévu par mois p.ex. "Salaires du personnel de soutien". L'article sera surligné en rouge (Voir l'image ci - dessous).
  

Remarquez que s'il existe déjà un budget pour un article particulier, le montant prévu par mois s'affiche dans le champ correspondant. Vous pouvez alors modifier les valeurs s'il est nécessaire.

Si vous passez d'une année avec budget à une année où aucun budget n'a encore été fait, un nouveau bouton “Année passée” s'affiche (Voir l'image ci - dessous):

Si vous cliquez sur le bouton Année passée, le montant par mois prévu l'année passée pour l'article de budget sélectionné sera pris même pour l'année dont vous êtes en train de faire un budget. Vous pouvez modifier les valeurs et les enregistrer.

• Comptes: Si vous cliquez sur ce bouton, le Plan comptable s'ouvre afin que vous puissiez créer les comptes GL et les lier aux articles de budget correspondants,
• Changer l'ordre: Ce bouton vous permet de trier les articles de budget dans la grille par nom ou par numéro de référence et par ordre croissant ou décroissant.
• Actualiser le centre de coût et l'agence: Lorsque vous sélectionnez un autre article de budget, cliquez sur ce bouton pour vider les champs du code de centre de coût et du code d'agence. Cela vous permettra de saisir les codes du nouvel article de budget sélectionné.
• Année: Sélectionnez le début de l'année budgétaire.

Remarquez que LPF considère par défaut le 1er Janvier comme le début de l'année budgétaire (L'année financière ou l'exercice comptable). Cependant, l'année civile et l'année financière peuvent être différentes. Si l'année financière ne commence pas le 1er Janvier, dans ce cas - là, vous devez définir deux années budgétaires.

• Centre de coût: À partir du menu déroulant, sélectionnez le centre de coût pour lequel vous souhaitez faire un budget. Les centres de coût devraient avoir été créés dans le menu Fichiers de support\Centres de coût.
• Année civile: Entrez l'année civile du budget p.ex. "2014".
• Agence: Spécifiez l'agence pour laquelle vous souhaitez faire le budget si vous avez une licence multiagence.

• Incrémenter: Décidez si vous souhaitez avoir un budget aléatoire ou un budget linéaire qui s'augmente progressivement de 10% par mois, par exemple. Si vous tapez "1.000.000" dans le champ Jan sans rien entrer dans le champ Incrémenter et que vous cliquez sur le même bouton, le montant saisi dans le champ du mois de Janvier (1000.000) sera pris pour le reste des mois.
  
  Cependant, si vous souhaitez que le montant prévu pour l'article de budget dans le mois de Janvier s'augmente, disons, de "100.000" par mois, alors, tapez “+100.000” dans le champ Incrémenter et puis cliquez sur le même bouton. De même, vous pouvez utiliser des pourcentages. Utilisez un signe négatif pour désigner une diminution.
  

Remarquez que l'option de remplissage automatique des champs marche seulement pour le montant spécifique tapé dans le champ du mois de Janvier. Toutefois, vous pouvez manuellement taper des montants différents dans les champs.

• Remarques: Saisissez dans cette boîte de texte le motif de l'article de budget.
• Cumulé pour tous: Cette colonne montre le total net en cours de dépenses et de recettes prévus par mois pour toute l'année budgétaire (L'année financière ou l'exercice comptable). Si le total net en cours est positif, la couleur est verte, sinon, la couleur est rouge. Le dernier champ en bas indique le bénéfice ou la perte prévue à la fin des 12 mois.
  

Remarquez que le changement de couleur de vert en rouge indique que les recettes prévues par mois ne sont pas suffisantes pour subvenir aux dépenses prévues dans le même.

Clique sur Sauvegarder pour enregistrer les informations de l'article de budget avant de passer à un autre.

Vous pouvez tirer le Rapport budgétaire pour visualiser les montants actuels par rapport aux montants prévus par mois pour chaque article de budget et les montants annuels actuels par rapport aux montants annuels prévus jusqu'à la date donnée.

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